Formation optimiser la gestion des mails et du temps au niveau individuel et collectif

Cette formation répond à un double enjeu : atteindre nos objectifs et mieux vivre au travail.

Car l’inflation des e-mails et des urgences est une source de stress et d’inefficacité. Et nous pouvons facilement nous laisser prendre au piège de la réactivité. Pourtant notre mission ne consiste pas uniquement à réagir aux sollicitations. Il nous faut également planifier et réaliser nos tâches importantes pour redevenir plus proactif.

Devant cette pression, le problème ne peut être résolu que par une approche systémique (travaillant sur l’ensemble des causes et à leurs interactions), et en équipe, pour des prises de conscience et des décisions communes, apportant de vraies évolutions.

Périmètre d'intervention

Formation délivrée en intra entreprise adaptée à votre contexte sur Marseille, Toulon, Aix, Aubagne, Martigues, Vitrolles, Salon…

Formation Gestion du Temps PACA

Programme

MODULE 1 : Optimisez la gestion des mails et du temps, au niveau individuel et collectif (durée 1 à 2 jours en fonction des connaissances préalables de l’équipe en gestion du temps)

EN AMONT DE LA FORMATION EN SALLE

Avec la direction :

• Identifier les enjeux individuels et collectifs, et les objectifs opérationnels de la formation.

• Connaître les principaux rôles dans l’équipe, les interactions, et les processus de régulations.

Pour chaque participant, bref travail préparatoire :

• Diagnosmail (pour l’analyse du flux de mails entrants, à compléter par chaque participant pendant deux journées sédentaires type) et Diagnostemps (relevé d’activité journalier, à compléter par chaque participant pendant une troisième journée sédentaire type) ;

• Questionnaire individuel des attentes ;

• Courtes lectures et vidéos.

 

LA FORMATION EN SALLE

Analyser le flux de mails entrants

Travail en sous-groupe sur la base des matrices individuelles Diagnosmail. Débriefing.

  • Combien de mails reçus par jour, par heure ? Quel 80/20 (les 20% de mes émetteurs, ou de catégorie d’émetteurs, qui m’envoient 80% des mails) ? Quels sont les sujets/objets récurrents ? Quel est le pourcentage de mails utiles, pas très utiles, polluants ? A quelle fréquence est-ce que je lis mes mails ?
  • Quels sont les constats ? Existe-t-il des différences de volume ? De pratiques ? Si oui quelles en sont les raisons ? Peut-on identifier d’ores et déjà des pistes pour optimiser la gestion des mails ?
  1. Corréler cette analyse avec le relevé d’activité journalier

Travail en sous-groupe sur la base des matrices individuelles Diagnostemps. Débriefing.

• Dans mon relevé d’activité journalier, combien de fois suis-je interrompu dans mes tâches planifiées par des mails. ?

• Quels sont les autres voleurs de temps ?

• Quel est leur impact sur ma planification de tâches et sur mon efficacité ?

• Quels sont les pistes pour améliorer la gestion du temps ?

Intégrer les bonnes pratiques de gestion des mails et de gestion du temps

Apports.

  • Connaissances en neurosciences sur l’impact des NTIC sur l’efficacité au travail
  • FO-CA-LI-SEZ
  • Méthode type GTD pour la gestion des mails
  • Utiliser les filtres/règles de votre messagerie (apports développés en module 2)
  • Matrice Eisenhower et lois du temps
  • PLANI-FIEZ Prendre du temps pour gérer son temps
  • Tâches solides, liquide et couvercle
  • A-GI-SSEZ Limitez la procrastination
  • NE-GO-CIEZ Le 2-20-2-2 pour trier les sollicitations
  • Savoir négocier un délai ou dire non avec diplomatie

Appliquer de retour sur le poste de travail

    • Brainstorming, que devons-nous continuer à faire/commencer à faire/arrêter de faire. Sur le plan individuel et/ou collectif
    • Détermination d’une prochaine date d’action.

 MODULE 2 : OPTIMISER L’UTILISATION D’OUTLOOK (OPTIONNEL DURÉE 1 JOUR) 

En amont de la formation en salle

  • Rencontre de plusieurs utilisateurs sur votre site pour analyser vos pratiques et cibler la formation en salle sur les besoins essentiels.
  • Questionnaire individuel de niveau et d’attentes ?

Formation en salle

  • Gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
  • Automatiser la gestion des messages reçus
  • Gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
  • Partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
  • Maîtriser la gestion des contacts
  • Organiser des tâches à l’aide de catégories
  • Appliquer une mise en forme conditionnelle aux messages reçus
  • Gérer des règles (exemple : déplacer dans un dossier les messages d’un expéditeur donné)
  • Utiliser les actions rapides
  • Archiver ses messages
  • Créer des signatures automatiques
  • Gérer la messagerie en son absence

Suivi de l’exécution et évaluation des résultats

  • Analyse des attentes en amont.
  • Feuilles d’émargement par 1/2 journées.
  • Formulaires d’évaluation de la formation à chaud.
  • Attestation de formation.
  • Evaluation à froid (3 mois après la fin de la formation).

Ressources techniques et pédagogiques

  • Accueil des stagiaires dans vos locaux une salle dédiée à la formation avec tables en U rétroprojecteur et paper board.
  • Power point fil rouge de la formation.
  • Livret mémo A4 remis à chaque participant.
  • Plan d’actions d’équipe.

Objectifs

  • Analyser l’existant, pour comprendre ce qu’il se passe et identifier les leviers d’amélioration.
  • Intégrer les bonnes pratiques de la gestion des mails et du temps au niveau individuel et collectif.
  • Optimiser l’utilisation d’Outlook (module optionnel)

Pour qui

Toute personne de votre équipe désireuse de développer son efficacité et son mieux être au travail.

Pré-requis

Réaliser le petit travail amont (compléter les 2 matrices Diagnostemps et Diagnosmails).

Les plus

Une étape de préparation, pour optimiser la durée et l’impact de la formation en salle.

Cette formation est construite sous forme d’atelier. Les participants pourront partager leurs expériences et leurs bonnes pratiques, et identifier ensemble, et avec l’accompagnement de l’intervenant les meilleures pratiques, adaptées à leur contexte.

Durée

Module 1 : Optimisez la gestion des mails et du temps au niveau individuel et collectif.

  • Un jour si votre équipe a déjà suivi une formation gestion du temps.
  • Deux jours si vous n’avez jamais suivi une formation gestion du temps.

Module2 (optionnel) : optimisez l’utilisation d’Outlook

  • Un jour.

Méthodologies

• Analyse des attentes en amont.

• Feuilles d’émargement par 1/2 journées.

• Formulaires d’évaluation de la formation à chaud.

• Attestation de formation.

• Evaluation à froid (3 mois après la fin de la formation).

Suivi et évaluation

  • Analyse des attentes en amont.
  • Feuilles d’émargement par 1/2 journées.
  • Formulaires d’évaluation de la formation à chaud.
  • Attestation de formation.
  • Evaluation à froid (3 mois après la fin de la formation).

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