Les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion, dont 10 jours sont jugés inefficaces. 10 jours de travail par cadre perdus par an ! C’est ce que révèle l ’enquête WISEMBLY*/IFOP 2016 menée auprès 1.001 personnes. Pourquoi autant de réunions sont-ellesinefficaces et finalement la réunion est-elle un outil de travail efficace ? Zoom sur l’enquête avant d’apporter les premiers éléments de réponse… Autres mots clefs réunion inefficace, formation réunion, formateur réunion, formation réunion efficace. Prochaine formation réunion en inter sur Marseille, Toulon, Aix en Provence. Mai et Juin 2016. Consultez-nous.
Les raisons de l’inefficacité des réunions
Leur multiplicité d’abord. Comment préparer correctement lorsque l’on enchaîne les réunions ? La majorité des cadres ont plusieurs réunions par semaine.
Leur durée ensuite; la plupart des réunions durent plus d’une heure alors que la majorité des cadres ont décroché au bout de 52 minutes.
Ainsi plus les réunions sont courtes et rares (1 réunion par semaine d’une durée de 28 minutes), plus elles sont toutes jugées efficaces et productives.
La parole est mal distribuée. Ils sont 56% à affirmer rencontrer des difficultés pour prendre la parole en réunion. Les raisons invoquées face à la difficulté de prendre la parole en réunion sont multiples :
- Près de 20% estiment que leurs collègues monopolisent beaucoup la parole;
- 17% préfèrent se taire pour ne pas créer de conflits ou faire de mauvais esprit;
- 16% ne se sentent pas libre de dire ce qu’ils pensent réellement;
- Plus d’un participant sur 10 assiste à une réunion qui ne le concerne pas !
- Un participant sur 10 pense qu’il ne sera pas écouté, quoi qu’il puisse dire !
Comment rendre une réunion efficace ?
Paradoxalement les cadres français insistent une fois de plus sur le fait qu’il est important de se réunir pour avancer. Mais moins souvent, moins longtemps. Les stand-up meetings sont plébiscités ainsi que les logiciels collaboratifs, et les visioconférences.
Par ailleurs, il faut le savoir 80% de la réussite d’une réunion se joue dans la préparation.
Définir son OBJECTIF, et pas simplement un thème de réunion ( !), sélectionner avec soin les participants, préparer son plan de réunion, et aux méthodologies d’animation à chaque étape, réunir les informations nécessaires…autant d’éléments nécessaire à l’efficacité de vos réunions.
Il faudra également savoir les animer, recadrer sans vexer, donner la parole à ce qui ont peut-être beaucoup à dire mais qui ne disent rien, en ressortir avec des plans d’actions clairs et réalistes, disposer d’une grille d’autoévaluation de la réunion pour s’améliorer en continu…
Certes ce n’est pas très compliqué. Mais ce n’est pas inné. Il y a des méthodes, des outils , une posture…à connaître et à acquérir…Et l’enquête le prouve, il y a beaucoup de progrès à faire. Alors investissez un peu de votre temps pour en en gagner beaucoup. Appelez-nous pour une formation intra ou une formation inter. Nous en délivrons plusieurs par an sur la région PACA.
*WISEMBLY solutions collaboratives d’animation de réunion.