FAQ logiciel de GESTION EN LIGNE DES ENTRETIENS

Nous avons répertorié les questions les plus fréquemment posées sur notre logiciel de GESTION EN LIGNE DES ENTRETIENS (Ce logiciel qui permet d’informatiser les entretiens professionnels, informatiser les entretiens annuels, et informatiser les compétences est présenté sur la page GÉRER EN LIGNE VOS ENTRETIENS PROFESSIONNELS ET VOS ÉVALUATIONS ).

Voici les réponse associées à ces questions les plus fréquentes. Et nous vous invitons à nous contacter pour toutes autres questions ou demander une démonstration en ligne.

 

FAQ fonctionnelles sur la GESTION EN LIGNE de vos entretiens

Peut-on gérer les objectifs, les compétences, les souhaits de formation, de carrière ?

Oui, vous pouvez gérer tous ces points et pouvez paramétrer ce que vous souhaitez gérer en fonction du type d’évaluation.

A-t-on un suivi des entretiens professionnels et d’évaluation ?

Oui. A tout moment vous connaissez l’état d’avancement de votre campagne d’évaluations ou de passation d’entretiens professionnels, et pouvez relancer par mail les retardataires. Les entretiens sont ensuite archivés et consultables à tout moment suivant les droits d’accès paramétrés.

L’accès à GESTION EN LIGNE DES ENTRETIENS est-il sécurisé ?

Oui. Chaque salarié dispose d’un code utilisateur et mot de passe avec l’accès aux informations qui lui sont réservées..

Un salarié doit-il disposer d’une adresse e-mail ?

Non. C’est plus simple pour lui adresser directement ses convocations aux entretiens, mais ça n’est pas indispensable.

Contactez-nous pour une rencontre et /ou démonstration en ligne sans engagement.

 

FAQ Techniques sur la GESTION EN LIGNE de vos entretiens

Y-a-il des limites concernant le nombre d’entretiens  ?

Non. Il n’y a pas de limite au nombre d’entretiens . Nous avons beaucoup de clients qui gèrent moins de 50 entretiens, quelques autres des milliers !

Peut-on personnaliser notre modèle d’entretien ou peut-on l’importer?

Il est possible de personnaliser les modèles d’entretien. Nous intégrons vos modèles à la mise en place. Ou les créons avec vous dans le cadre de la formation ‘Mettre en place ses entretiens professionnels’.

Puis-je gérer plusieurs niveaux d’entretien ?

Le logiciel permet de s’autoévaluer, puis l’évaluation par le N+1 et enfin par le N+2.

Faut-il un matériel particulier ?

Non, il vous suffit d’une connexion à Internet.

Contactez-nous pour une rencontre et /ou démonstration en ligne sans engagement.

 

 

Voir la présentation du logiciel GESTION EN LIGNE DES ENTRETIENS (qui permet d’informatiser les entretiens professionnels, informatiser les entretiens annuels,  informatiser les compétences…)

Entretien professionnel, la fiche de poste est elle nécessaire ?

 

conduire_l_entretien_professionnelDepuis la réforme de la formation professionnelle de 2014, chaque salarié doit bénéficier, au moins tous les 2 ans, d’un Entretien Professionnel axé sur ses perspectives d’évolution . Alors « entretien professionnel: la fiche de poste est-elle nécessaire ? « Oui ! La première étape pour conduire l’Entretien Professionnel est d’établir une une fiche de poste; elle est un support indispensable de l’entretien. Certes la démarche peut paraître assommante surtout pour une petite entreprise. Mais au delà des grincements de dents pour ses lourdeurs ‘à la française’ ,  force est de constater que, sur le fond, l’entretien professionnel est une réforme intelligente, source d’une réelle compétitivité pour l’entreprise, et une occasion de faire évoluer votre style et vos outils de management et par là même de régler 80% de vos problèmes de management des hommes au quotidien !

 

A quoi sert une fiche de poste pour l’entretien professionnel ?

Comment échanger sur les besoins de compétences de l’entreprise, l’adaptation au poste, le besoin de formation, les souhaits d’évolution, l’employabilité …si l’on ne s’entend pas au préalable sur les éléments constitutif du poste occupé par le salarié ? La fiche de poste est donc indispensable pour conduire l’entretien professionnel (et l’entretien d’évaluation!) sur une base concrète. D’une manière générale la fiche de poste permet de :

  • Clarifier les rôles et les responsabilités ;
  • Mieux déléguer, rendre chaque salarié plus autonome ;
  • Reconnaître le travail de chaque salarié ;
  • Prévoir des formations en lien avec les missions et les évolutions possibles du salarié ;
  • Anticiper les départs à la retraite ;
  • Faciliter les recrutements…

 

Mais la fiche de poste est-elle obligatoire pour l’Entretien Professionnel ?

Non, la fiche de poste n’est pas une obligation en tant que telle du code du travail, mais elle se révèle rapidement incontournable dans la mise en place des entretiens professionnels. Car pensez qu’au delà du premier entretien , vous devrez mettre en place un suivi , et un bilan à 6 ans. Alors autant structurer correctement la démarche dès le départ.

Certes ces obligations peuvent paraître lourdes,  pour les chefs d’entreprises qui préfèrent souvent aller de l’avant en se préoccupant plutôt d’améliorer leurs offres et leurs outils de production, et d’augmenter leur chiffre d’affaire.

Mais force est de constater que l’entretien professionnel est une mesure intelligente qui permet aux TPE et PME de s’approprier les méthodes RH ‘des grandes’ avec une relative souplesse, et qui sera précieuse pour la compétitivité de l’entreprise. En fait, avec l’aide d’un Formateur Consultant expérimenté,  l’entretien professionnel est une occasion de faire évoluer votre style et vos outils de management et par là même de régler 80% de vos de management des hommes au quotidien !

Par ailleurs, la fiche de poste est également indispensable dans une démarche qualité, et elle peut faire partie des éléments demandés dans certaines situations (par exemple, dans le cadre d’un licenciement, d’une enquête suite à un accident de travail, d’une visite médicale concernant certains postes à risques, etc.). Elle est donc susceptible d’engager la responsabilité de l’entreprise si elle n’est pas conforme à la réalité, d’où l’importance de le dater et de préciser que les missions ne sont pas exhaustives et peuvent évoluer.

 

Vous souhaitez en savoir plus ? Rendez-vous sur notre article comment rédiger la fiche de poste.

 

logiciel_entretien_professionnelEt pour simplifier votre démarche nous vous formons à Conduire les entretiens professionnels et vous proposons de mettre en place une gestion en ligne de vos entretiens. Une démarche simple et économique qui vous permet de répondre facilement à vos obligations et à tirer pleinement profit de vos obligations ! Abonnement en ligne économique, prise en main intuitive, solution pérenne…Ce logiciel vous permet de mettre en place un  management des compétences, et de bien conduire et gérer les entretiens, pour qu’ils deviennent motivants, fédérateurs…Nous contacter pour une démonstration.

 

 

Bien gérer les compétences

La gestion des compétences est devenue incontournable dans les entreprises. Découvrez les principaux outils RH à votre disposition : l’entretien professionnel, l’état des lieux récapitulatif, la cartographie des métiers, les fiches de poste, les référentiels métiers et compétences.

Source : Le portail de la validation des acquis de l’expérience Le portail de la validation des acquis de l’expérience

Comment rédiger une fiche de poste ?

missions_decrites_sous_forme_de_PDCA-600x570Quel est  le contenu d’une fiche de poste ? Et comment rédiger une fiche de poste pour la première fois, notamment pour conduire les entretiens professionnels devenus obligatoires? Nous répondons ici à ces questions.

Quel est le contenu d’une fiche de poste  ?

Pour rédiger vos fiche de poste :

Présentez d’abord la situation générale de travail :

  • l’intitulé du poste
  • le service auquel il est rattaché
  • les responsabilités exercées et le statut
  • la position géographique du poste et le temps de travail
  • les activités principales et secondaires du poste, ses modalités d’exercice et les risques professionnels encourus ;
  • les moyens du poste, c’est à dire les ressources humaines, matérielles et , parfois financières  allouées au salariés.

Décrivez ensuite les éléments relatifs au contenu et contexte du poste :

  • Missions et activités afférentes au poste ;
  • Positionnement au sein de la structure ;
  • Renseignements utiles sur l’unité elle même, son organisation, ses enjeux ;
  • Situation fonctionnelle ;
  • Appartenance à un réseau métier ;
  • Contribution à des activités mutualisée.

Insérer les éléments relatifs aux compétences et ressources requises pour l’exercice des missions et activités :

  • Par ailleurs la fiche de poste permet au salarié de mener une réflexion sur ses savoirs (ses connaissances), ses savoir-faire (la mise en œuvre des méthodes et des outils qu’il a acquis par pratique) et les savoir-être (aspects comportementaux et relationnels nécessaires à son poste);
  • Évolutions probables du poste ;

Dans certains cas, l’employeur peut décider d’annexer une lettre de mission à la fiche de poste. Cela a souvent lieu lorsque de nouvelles missions incombent au salarié. Cette lettre est élaborée entre l’employeur et le salarié lors de l’Entretien Professionnel.

 

Comment élaborer la fiche de poste pour les Entretiens Professionnels ?

Le salarié et le manager, qui peuvent être accompagnés du consultant ou du responsable RH, collaborent pour :

1. Faire le point du poste

Pour la première fiche de poste, avec une grille d’entretien pour l’élaboration de la fiche de poste. Et en observant le salarié au poste de travail.

2. Rassembler les documents disponibles

Tels que : procédures, livret d’accueil des nouveaux entrants, organigramme, référentiel métier…

3. Rédiger la fiche de poste

Le salarié et le manager doivent en valider le contenu. Ce qui signifie que plusieurs retours entre les deux peuvent être nécessaires avant la rédaction d’une version à présenter à la direction. Pensez à vous faire accompagner par un formateur consultant, qui vous bien sûr vous fera gagner du temps, vous apporte son expertise, et un regard neutre.

4. Faire valider la fiche de poste

Le manager fait valider la fiche de poste par sa hiérarchie, la classe, et en communique une copie au salarié. Notons qu’avec une démarche de Gestion en ligne telle que vous la propose CAP entretien PRO, tout cela est bien simplifiée. Pensez à nous contacter pour en savoir plus. Votre retour su investissement est immédiat.

5. Mettre à jour la fiche de poste

Généralement lors de l’Entretien Professionnel pour prendre en compte les évolutions du poste, ou avant un recrutement pour intégrer les besoins à moyen et long termes de l’entreprise.

Gérer en ligne ses fiches de poste et ses entretiens Professionnels

logiciel-gestion-gpec-clairPour conclure, notons que rédiger vos fiches de postes est un exercice simple avec la GESTION EN LIGNE DES ENTRETIENS. Contactez-vous dès maintenant pour en savoir plus. Abonnement en ligne économique, prise en main intuitive, solution pérenne. La rentabilité est immédiate.

 

 

Vous souhaitez en savoir plus, tel 06 27 22 15 35, ou via le formulaire nous contacter.

Gestion du stress et RPS survivre dans la société numérique

lire-un-monde_meilleur-survivre-dans-la-societe-numerique

Thierry Venin assure la direction de l’Agence Numérique 64. Parallèlement, il mène une veille constante et ciblée sur les technologies de l’information et de la communication; il participe activement à des groupes de recherche scientifique sur le sujet, mais explore aussi des domaines connexes comme le lien entre les TIC et les risques psychosociaux.

L’auteur « Cela fait trente ans que je travaille dans l’informatique. Nous vivons une grosse déception. Je n’ai pas l’impression que les gens se portent mieux, alors que le nombre de « machines » pour nous débarrasser des tâches répétitives a explosé. J’entendais de plus en plus de personnes se plaindre de manquer de temps, d’être stressé. J’ai eu envie de gratter pour comprendre ce qui était en train de se passer, pour savoir si, comme j’en avais l’intuition, il y a un lien entre la pandémie de stress et la transformation informatique. » Voir l’interview dans l‘Usine digitale.

 

 

Pensez à informer vos salariés du droit à l’entretien professionnel obligatoire

Informer vos salariés de leur droit à l’entretien professionnel obligatoire est …une obligation.  Et cela vous permet de bien accompagner ce changement.

La principale clé de réussite de l’entretien professionnel est l’adhésion de tous les acteurs de l’entreprise à la démarche :direction, encadrants, représentants du personnel, salariés. Afin que tous soient convaincus de l’utilité et des atouts de l’entretien professionnel, chacun doit en comprendre le sens.

Voici quelques idées pour bien communiquer sur l’entretien professionnel en interne. Et pensez aux formations pour vous accompagner à mettre en place l’entretien professionnel , à conduire les entretiens professionnels obligatoires, ou encore à préparer vos salariés à l’entretien professionnel.

 

Affichez des posters et des infographies sur l’entretien professionnel

Pour permettre à vos salariés de s’informer, il peut être judicieux de mettre en place des affiches sur les lieux de communication et les lieux de repos de l’entreprise. N’hésitez pas à enregistrer l’infographie présentée ici, ou nous contacter pour recevoir une infographie correspondant à vos choix de mise en œuvre de l’entretien.

Communiquez sur l’entretien professionnel auprès de votre CE

En premier lieu pensez aux IRP et au CE. Le comité d’entreprise doit être consulté sur la mise en place des entretiens professionnels au titre de ses attributions générales (Art. L. 2323-6 du Code du travail). Et, quelque soit la taille de l’entreprise, sollicitez les IRP, dont le rôle est de renforcer le dialogue employeur-salarié.

Mentionnez l’entretien professionnel dans vos guides d’accueil et dans vos contrats de travail

Car les nouveaux arrivants dans l’entreprise doivent être obligatoirement informés de la tenue de cet entretien professionnel, qui aura lieu tous les deux ans à compter de leur embauche (Art. L6315-1 du Code du travail).

Formez vos équipes à l’entretien professionnel

Une formation en intra permet à vos salariés de cerner les points clefs de la réforme de la formation professionnelle, situer les objectifs de l’entretien professionnel, savoir préparer et conduire les entretiens professionnels.

Former vos managers est une nécessité pour éviter tout conflit, et faire de l’entretien professionnel un excellent outil de management au profit de l’entreprise et de TOUS ses acteurs.

Adressez un mail à l’ensemble de vos salariés pour les informer de leur nouveau droit à l’entretien

Simple à mettre en place, il permet de donner une première information comme d’annoncer la réforme à l’ensemble de vos collaborateurs, présenter l’entretien professionnel et votre calendrier pour mener les entretiens. Et vous pourriez accompagner votre mail d’une infographie qui est plus digeste qu’un long discours.

 

Pour être conseillé, ou recevoir un programme de formation, sans engagement, appelez-nous ou écrivez-nous.

Quelle différence entre entretien professionnel et entretien d’évaluation ?

entretien_professionnelQuelle différence entre entretien professionnel et entretien d’évaluation ? Depuis mars 2014, la législation instaure une distinction obligatoire entre les deux. C’est pourquoi nous vous proposons de faire le point pour vous aider à clarifier les différences entre ces deux outils de management.

Comment se déroule un entretien professionnel : la théorie

L’entretien d’évaluation, ou entretien annuel des performances est une pratique RH non réglementée par le Code du travail, et il est généralement annuel. Il s’inscrit dans le concept du Management par Objectifs (MPO de Peter Drucker, voir le schéma). Il porte sur l’évaluation du travail de l’année écoulée, et la définition des objectifs de l’année suivante. Ces objectifs permettent de mesurer la performance du salarié. En théorie, il s’agit donc pour le manager et son collaborateur d’échanger sur le résultat du travail, sur le COMBIEN.

L’Entretien Professionnel (EP) n’est pas annuel mais bi-annuel et il est obligatoire. Il est destiné à envisager les perspectives d’évolution professionnelle du salarié et les formations qui peuvent y contribuer. Pas question donc de l’interroger sur la réalisation de ses objectifs. Il s’agit de l’interroger sur le COMMENT, notamment « comment évoluer? », et « comment se former pour y parvenir ? ».

L’entretien professionnel en pratique

Ne nous leurrons pas, en pratique la frontière est ténue, et bien distinguer les deux entretiens peut s’avérer difficile ! En effet, jusqu’à présent si l’entretien d’évaluation était correctement mené, il aboutissait à rechercher de solutions et de moyens pour améliorer en continue la performance et les résultats. La formation était donc déjà abordée dans l’entretien d’évaluation, et ce dans de nombreuses entreprises.

Conclusion : bien dissocier entretien d’évaluation et entretien professionnel obligatoire

Mais attention, quoi qu’il en soit, la loi impose de bien distinguer ces deux entretiens. Deux formulaires distincts ou une convocation pour 2 temps d’entretien, voire 2 convocations, paraissent donc le minimum souhaitable pour désormais bien les séparer. Pour bien faire les choses, optimiser et suivre ‘entretien, nous proposons avec notre partenaire la gestion en ligne, sans coût d’investissement. Un vrai outil de management factuel qui vous permettra de professionnaliser vos pratiques managériales, et d’être sûr d’être en conformité avec vos obligations RH.

 

 

Pour en savoir plus sur l’entretien professionnel, cliquez ici.

Pour en savoir plus sur l’entretien d’évaluation ou de performance http://ecommerce.monster.fr/hr/rh-info/gestion-ressources-humaines/mesure-performance/evaluation-performance.aspx

 

image_pdfimage_print